Hoy aprenderemos un proceso sencillo que se debe realizar mensualmente en el Dpto. de Contabilidad y es la conciliación bancaria, la cual nos permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados en la cuenta de Bancos (1110) sea ahorro o cuenta corriente, con los valores que el banco suministra en su extracto bancario.
En el libro auxiliar de bancos se registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria o de ahorro, como por Ej. consignaciones efectuadas, cheques girados, notas debitos y créditos, anulación de cheques etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.
No debemos cometer el error como auxiliar o asistente de dejar como último trabajo las conciliaciones bancarias, ya que hay que hacerlas oportunamente para poder llevar un control de los registros pendientes y detectar errores a tiempo.
El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.
Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:
- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.
- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa, por lo general son consignaciones en tránsito que registramos el último día y el banco la registra los primeros días del mes.
- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.
- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.
- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.
- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
Para realizar la conciliación, la puedes iniciar tomando el saldo del Extracto o el saldo en libros, para mi es màs còmodo iniciando con el saldo en libros, pero tu la puedes hacer iniciando con el saldo del extracto.
En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:
Saldo del extracto bancario: XXX
(-) Cheques pendientes de cobro: XXX
(-) Notas crédito no registradas XXX
(+) Consignaciones pendientes XXX
(+) Notas debito no registradas XXX
(±) Errores en el auxiliar XXX
= Saldo en libros. XXX
Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, comisiones, portes, gravamen movimientos financieros (4x1000) etc.
Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, tambien puede ser por un préstamo que le haya hecho a la empresa.
En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.
Una ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados.
En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar.
La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.
Yo te aconsejo que cuando hagas la conciliación contabiliza todas las notas débitos y creditos y hagas las correcciones dentro del mismo mes, para que cuando hagas el formato solamente te quede pendiente lo que verdaderamente es lo correcto, como por Ej. cheques pendiente de cobro que si deben reflejarse en la conciliación porque los tienes registrados en el libro auxiliar pero no están en cobrados en el Banco, también por ej. consignaciones en tránsito, porque el banco las registro al día siguiente, esto por lo general sucede en nuestro pais colombia porque los bancos tienen horario extendido y si consignas en un horario extendido a fin de mes el banco lo registra con fecha del día siguiente.
A continuación encontrarás un modelo de Conciliación bancaria, para que lo uses, da clik en el enlace adjunto y puedes copiar en tu pc.
