RETENCION EN LA FUENTE POR IVA

Una de las obligaciones de las empresas o personas naturales pertenecientes al régimen común, que adquieren bienes gravados con el impuesto a las ventas, es la practicar la retención en la fuente por Iva.

Por regla general, quien compra, quien hace el pago, debe retener el 50% del valor del Iva que le haya sido facturado por su proveedor.

Quiero aclararte que se presentan varios casos por Ej.

Si el que está haciendo la compra es un régimen común y el que vende es régimen simplificado, en este caso la retención por iva que se practica es teorica, o sea que practicas la retención, pero no se la descuentas, sino que la contabilizas acreditando a la cuenta 2367 y lo debitas a la cuenta 2408.

Cuando el comprador es un Gran contribuyente y le compra a una persona régimen común, la retención del iva practicada si se le descuenta y en este caso se acredita a la misma cuenta 2367.
Cuando ambos comprador y vendedor son régimen común, no se practica retención de iva, igualmente cuando entre ambos son grandes contribuyentes.

Tanto quien efectúa la retención en la fuente por Iva [agente retenedor], como el retenido [sujeto pasivo] deben realizar la respectiva contabilización.

Quien practica la retención, deberá contabilizar como pasivo el valor retenido, puesto que ha dejado de pagar un valor a su proveedor, el valor que ha retenido, así que tiene una deuda. Claro que esta deuda no es con el proveedor, sino con la Dian, puesto que el Iva no es de quien vende el producto gravado, sino del estado. El vendedor sólo cobra le cobra el Iva al estado. Esta retención debe registrarse y pagarse a la Dian en la Declaración de Retención en la fuente.

El retenido, debe contabilizar el valor retenido como un activo, puesto que al ser objeto de retención, al no pagársele todo el valor de la factura, está adquiriendo un derecho consistente en la posibilidad de cruzar el valor retenido con el valor adeudado por Iva. Luego al final del periodo, el retenido dirá a la Dian en su declaración de Iva que le cobró $1.000.000 en Iva, por dar un ejemplo, pero que pago anticipadamente [cuando le retuvieron] la suma de $500.000, por lo tanto, su deuda real será con la Dian por concepto de Iva será de $500.000.

Supongamos una compra de mercancías por 1.000.000 mas Iva

Tendremos
Compra 1.000.000
Iva 160.000
Retención por renta 35.000
Retención por Iva 80.000
Neto pagado 1.045.000

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FACTURA EQUIVALENTE

Decreto 522 de 2003. Artículo 3°. Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado.

El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios

b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono

c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva

d) Fecha de la operación

e) Concepto

f) Valor de la operación

g) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación

Artículo 4°. Requisitos de los documentos equivalentes a la factura. Para efectos de lo previsto en el artículo 64 de la Ley 788 de 2002, cuando los vendedores de bienes o los prestadores de servicios expidan documentos equivalentes a la factura no será necesario identificar al adquirente por su nombre o razón social y NIT.

DOCUMENTO EQUIVALENTE COMO SOPORTE DE COSTOS Y GASTOS

Siempre que el documento equivalente cumpla con los requisitos mínimos para su validez, y sea expedido por una persona que no este obligada a facturar, el documento equivalente constituye prueba suficiente para soportar los correspondientes costos y deducciones.

Con esta herramienta se ilustra lo que sería el contenido del documento equivalente a factura que el artículo 3 del Decreto 522 de 2003 exige que debe ser elaborado por las personas o empresas que pertenezcan al régimen comun del IVA cuando efectúen compras gravadas de cualquier monto a las Personas Naturales no comerciantes o inscritas en el Régimen simplificado del IVA.

Cuando se adquieran bienes y servicios gravados vendidos por parte de personas naturales responsables del IVA en el Régimen Simplificado (algunas de las cuales pueden ser "comerciantes" y otras "no comerciantes" como es el caso de los agricultores y gananderos, quienes segùn el art. 23 del còdigo de Comercio "no son comerciantes" pero sí pueden llegar a ser "responsables del IVA-Regimen Simplificado" cuando alguno de los bienes que vende esté gravado con IVA), en tales casos va a suceder que si el adquirente es un "responsable del IVA" en el régimen simplificado, tal adquirente NO ELABORA el documento equivalente de que habla el decreto 522 de marzo de 2003.

Cuando se adquieran bienes y servicios gravados vendidos por parte de personas naturales responsables del IVA en el Régimen Simplificado, pero el adquirente es una persona natural o juridica NO RESPONSABLE DEL IVA (por que ninguno de los bienes que vende o servicios que presta está gravado con el IVA), tal adquirente NO ELABORA el documento equivalente de que habla el decreto 522 de marzo de 2.003. Lo que se dejará como soporte de la compra es el documento que expida el vendedor (conocido comunmente como "cuenta de cobro"),o el que decida expedir el adquirente (llamelo como lo quiera llamar) pero en el cual se cumplan con los requisitos minimos exigidos por el art.3 del dec.3050 de 1997 a saber: Identificación del vendedor, fecha de la transacción, concepto, valor de la operación.

Cuando se adquieran bienes y servicios gravados vendidos por parte de personas naturales responsables del IVA en el Régimen Simplificado, pero el adquirente es una persona natural o juridica QUE SÍ ES RESPONSABLE DEL IVA Y EN EL REGIMEN COMUN , tal adquirente SÍ ELABORA el documento equivalente de que habla el decreto 522 de marzo de 2.003. Este documento se elaborará SIN IMPORTAR EL MONTO DE LA TRANSACCION, y sin importar si el vendedor optó por expedir, de forma voluntaria, una "factura de venta" o una "cuenta de cobro" (nota: tener cuiado con las "compras de caja menor", pues casi nunca las soportan con este documento equivalente).

Si no se elabora este documento, y si no se solicita al vendedor en la primera compra que se le haga una copia de su inscripcion en el RUT (ver art.177-2 del E.T), entonces el costo o gasto en que se incurre no sería aceptado fiscalmente. (ver art.771-2 del ET).

En la hoja de trabajo adjunta mostramos entonces un modelo sobre la forma en que se podrìa elaborar en cada empresa que lo necesite el "documento equivalente a factura" de que trata el art.3 del decreto 522 de 2003

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LIBRO FISCAL DE OPERACIONES DIARIAS

En este libro se registra cronológicamente las operaciones realizadas por una persona perteneciente al régimen simplificado del impuesto a las ventas. El modo en que debe ser llevado es bastante sencillo y simple, pues su principal objetivo es referenciar en qué momento se sobrepasa el límite de ingresos necesarios para mantenerse en este régimen.

Según el artículo 499 del Estatuto Tributario, solo pueden pertenecer al régimen simplificado “las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas; los agricultores y los ganaderos, que realicen operaciones gravadas, así como quienes presten servicios gravados” y que cumplan con todas las siguientes condiciones:

Que los ingresos brutos promedio del año anterior sean inferiores a 4.000 UVT. Esto significa que para pertenecer al régimen simplificado en el año 2011 se tuvo que tener ingresos inferiores a 98’220.000 en el año 2010.
Tener solamente un establecimiento de comercio.
No ser usuario aduanero ni desarrollar operaciones que impliquen la explotación de intangibles (como por ejemplo las franquicia o las concesiones).
No haber realizado ni en el año anterior ni en el presente, contratos con bienes o servicios gravados por un valor individual superior a 3.300 UVT; lo cual corresponde a 82’935.600 para el 2011.
Que el monto de las consignaciones bancarias, los depósitos o las inversiones financieras del año anterior y del presente, no superen los 4.500 UVT; 113’094.000 para el 2011.
El libro Fiscal de operaciones se establece como una alternativa a la contabilidad desde el punto de vista tributario. Es por eso que resulta común escuchar el comentario de que “pertenecer al régimen simplificado es mejor por no tener que llevar contabilidad”; sin embargo esta es una creencia errónea, debido a que esta salvedad solo rige en materia fiscal. Mientras que a nivel mercantil los comerciantes siguen teniendo la obligación de llevar contabilidad.

Cómo llevar el Libro Fiscal de operaciones
En el artículo 616 del Estatuto Tributario se establece la manera en que debe ser llevado:

Recordemos que el régimen simplificado no está obligado a facturar, pero si puede emitir una factura de control, la cual naturalmente que no requiere de autorización por parte de la Dian y no se puede incluir en ella el Iva, puesto que el régimen simplificado no debe cobrar este impuesto.

El libro que hemos diseñado cuenta con una hoja por cada mes en la que se registra diariamente el valor global del movimiento al finalizar el día.

En los ingresos por ejemplo, si el comerciante expide 20 facturas, del la número 31 a la 51, no se registra el valor de cada factura, sino que se suman las 20 facturas y el total resultante es el que se registra en el día correspondiente, que puede ser por ejemplo el 10 de septiembre.

Es importante tener claro que se deben conservar todos los soportes de los egresos que se registren, por lo que requiere que organice un archivo por meses donde se ordenen por fechas las facturas y demás soportes que respalden los gastos que se registren en el libro fiscal.

En la portada se deben incluir los datos de identificación del comerciante y del establecimiento de comercio. Recuerde que estos datos se toman del RUT al que todo régimen simplificado debe estar inscrito. Algunos datos pueden ser tomados también del registro mercantil si el comerciante se ha registrado en la cámara de comercio.

El libro ofrece en la portada un pequeño resumen financiero de su negocio, mostrándole los ingresos, egresos y utilidad de cada mes, para que usted tenga una visión general de cómo va su negocio.

Por último, el libro le ofrece una alerta automática con la cual le notifica en qué momento ha superado los topes para pertenecer al régimen simplificado, momento en el cual deberá considerar la posibilidad de registrarse en el régimen común.

Este libro para mi concepto no se debe registrar en la Càmara de comercio, ya que es un libro netamente fiscal.

Adjunto Libro en Excell, para que lo descargues y lo uses a manera de Ejemplo.

DESCARGAR LIBRO FISCAL DE OPERACIONES DIARIAS

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REGIMEN SIMPLIFICADO

Veamos a continuación cuáles son los requisitos que se deben cumplir para poder pertenecer al régimen simplificado en el año 2011.

Recordemos que sólo las personas naturales pueden pertenecer al régimen simplificado, y a la luz del artículo 499 del estatuto tributario, para pertenecer al régimen simplificado es preciso cumplir con todos y cada uno de los siguientes requisitos:

• Qué en el 2010 sus ingresos hubieren sido inferiores a 4.000 Uvt, esto es a $98.220.000.

• Que se tenga como máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen su actividad.

• Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.

• No ser usuario aduanero.

• Que en el 2010 no haya celebrados contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por un valor individual superior a 3.300 Uvt, es decir $81.032.000.

• Que en el 2011 no celebre contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por un valor individual superior a 3.300 Uvt, esto es $82,936.000.

• Que en el 2010 el monto total de sus consignaciones bancarias no haya superado los 4.500 Uvt, es decir $110.498.000.

• Que en el 2011 el monto total de sus consignaciones no supere el monto de 4.500 Uvt, esto es la suma de $113.094.000.

Recordemos que el Uvt para el 2010 tiene un valor de $24.555 y para el 2011 $25.132.

Importante resaltar que en el 2011, una persona que pertenezca al régimen simplificado y necesita firmar un contrato cuyo valor individual supere los 3.300 Uvt ($82.396.000), debe primer inscribirse en el régimen común.

No es necesario pasarse al régimen común se firman dos contratos que sumados superen los 3.300 Uvt, puesto que la norma habla es que un solo contrato supere ese tope. Ahora, si es un solo contrato el que supera dicho tope, naturalmente que será necesario pasarse al régimen común.

Quiero aclararte que las personas que pertenecen al règimen simplificado no facturan Iva, y quienes le hagan compras a este règimen deben elaborar la factura equivalente y ademàs hacerle la respectiva retenciòn de IVA, la cual es un Iva teòrico, en la pròxima entrada les estarè explicando como se efectùa la retenciòn en la fuente a personas del règimen simplificado.

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