Decreto 522 de 2003. Artículo 3°. Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado.
El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:
a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios
b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono
c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva
d) Fecha de la operación
e) Concepto
f) Valor de la operación
g) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación
Artículo 4°. Requisitos de los documentos equivalentes a la factura. Para efectos de lo previsto en el artículo 64 de la Ley 788 de 2002, cuando los vendedores de bienes o los prestadores de servicios expidan documentos equivalentes a la factura no será necesario identificar al adquirente por su nombre o razón social y NIT.
DOCUMENTO EQUIVALENTE COMO SOPORTE DE COSTOS Y GASTOS
Siempre que el documento equivalente cumpla con los requisitos mínimos para su validez, y sea expedido por una persona que no este obligada a facturar, el documento equivalente constituye prueba suficiente para soportar los correspondientes costos y deducciones.
Con esta herramienta se ilustra lo que sería el contenido del documento equivalente a factura que el artículo 3 del Decreto 522 de 2003 exige que debe ser elaborado por las personas o empresas que pertenezcan al régimen comun del IVA cuando efectúen compras gravadas de cualquier monto a las Personas Naturales no comerciantes o inscritas en el Régimen simplificado del IVA.
Cuando se adquieran bienes y servicios gravados vendidos por parte de personas naturales responsables del IVA en el Régimen Simplificado (algunas de las cuales pueden ser "comerciantes" y otras "no comerciantes" como es el caso de los agricultores y gananderos, quienes segùn el art. 23 del còdigo de Comercio "no son comerciantes" pero sí pueden llegar a ser "responsables del IVA-Regimen Simplificado" cuando alguno de los bienes que vende esté gravado con IVA), en tales casos va a suceder que si el adquirente es un "responsable del IVA" en el régimen simplificado, tal adquirente NO ELABORA el documento equivalente de que habla el decreto 522 de marzo de 2003.
Cuando se adquieran bienes y servicios gravados vendidos por parte de personas naturales responsables del IVA en el Régimen Simplificado, pero el adquirente es una persona natural o juridica NO RESPONSABLE DEL IVA (por que ninguno de los bienes que vende o servicios que presta está gravado con el IVA), tal adquirente NO ELABORA el documento equivalente de que habla el decreto 522 de marzo de 2.003. Lo que se dejará como soporte de la compra es el documento que expida el vendedor (conocido comunmente como "cuenta de cobro"),o el que decida expedir el adquirente (llamelo como lo quiera llamar) pero en el cual se cumplan con los requisitos minimos exigidos por el art.3 del dec.3050 de 1997 a saber: Identificación del vendedor, fecha de la transacción, concepto, valor de la operación.
Cuando se adquieran bienes y servicios gravados vendidos por parte de personas naturales responsables del IVA en el Régimen Simplificado, pero el adquirente es una persona natural o juridica QUE SÍ ES RESPONSABLE DEL IVA Y EN EL REGIMEN COMUN , tal adquirente SÍ ELABORA el documento equivalente de que habla el decreto 522 de marzo de 2.003. Este documento se elaborará SIN IMPORTAR EL MONTO DE LA TRANSACCION, y sin importar si el vendedor optó por expedir, de forma voluntaria, una "factura de venta" o una "cuenta de cobro" (nota: tener cuiado con las "compras de caja menor", pues casi nunca las soportan con este documento equivalente).
Si no se elabora este documento, y si no se solicita al vendedor en la primera compra que se le haga una copia de su inscripcion en el RUT (ver art.177-2 del E.T), entonces el costo o gasto en que se incurre no sería aceptado fiscalmente. (ver art.771-2 del ET).
En la hoja de trabajo adjunta mostramos entonces un modelo sobre la forma en que se podrìa elaborar en cada empresa que lo necesite el "documento equivalente a factura" de que trata el art.3 del decreto 522 de 2003
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